Querido autónomo, cúbrete las espaldas y evita los impagos

Un autónomo tiene que aprender a cubrirse las espaldas en su negocio, para evitar inconvenientes, acumular impagos o tener que lidiar con clientes que se retrasan en abonar las facturas. Como si ya no tuvieras bastantes tareas por delante además de desempeñar tu actividad principal —del marketing a la gestión de proyectos, de la secretaría a la facturación—, solo te falta ser cobrador del frac.

Cobra todo por adelantado

Cobrar todo por adelanto es sin duda la solución más eficaz para evitar que este escenario se convierta en habitual.

Ya lo sé, si trabajas con agencias de traducción es casi imposible que lo acepten. Si te planteas empezar a trabajar con una poco conocida, busca antes información online sobre su reputación, por ejemplo en el Blueboard de Proz, y huye si otros traductores se han quejado en el pasado.

En mi caso, tengo la suerte de trabajar casi exclusivamente para clientes directos. Si también es tu situación, hasta que lleves un tiempo trabajando con un cliente que igual te solicita muchos servicios a lo largo del mes, cobra siempre por adelantado, pase lo que pase. No te arrepentirás.

upfront payment

A costa de perder algún potencial cliente que no ve de buen ojo nuestros términos, es el proveedor de servicios quien los impone, nadie más. ¿Quizás Amazon me pregunta si me viene bien pagarle el producto dos meses después de enviármelo a casa? Lo dudo bastante. De la misma forma, no le pregunto al cliente cuándo le apetecería pagarme y cómo, sino que dejo claro desde el principio que para confirmar el servicio hay que abonar la totalidad del importe por adelantado por transferencia bancaria y enviar el justificante de pago. Fin de la cita.

¿Ha habido potenciales clientes que no se fiaran de pagar todo por adelantado? Claro, pero hay solución si el problema solo es la falta de confianza. Lo que hago yo es hacerles entender que me han encontrado por Internet y justo han confiado en mí por la imagen profesional que les doy; que tengo buenos clientes que pueden consultar online, junto con varios testimonios; y que, por todas estas razones, no podría mantener una buena reputación si me dedicara a timar a mis clientes sin prestarles el servicio tras cobrarlo.

Si el cliente en cuestión, en cambio, no acepta el pago por adelantado por falta de liquidez o porque paga a 60 días fin de mes o plazos maravillosos parecidos, no es un cliente que nos interesa, incluso si acabas de empezar y aceptarías cualquier cosa. Nos ahorramos unos cuantos inconvenientes si le comentamos de manera amable que o bien acepta nuestros términos o bien entenderemos perfectamente si prefiere buscar otra solución que se adapte mejor a sus necesidades. Y no lo digo con maldad, todo lo contrario. De hecho, aprendí con el tiempo que no todos los clientes pueden ser nuestros clientes, tal y como nosotros no podemos ser el proveedor de servicios para todo el mundo. ¡Hay que ser fuzzy al menos al 95 %, tú me entiendes!

Consigue un presupuesto firmado con todas las cláusulas pertinentes

Aunque el pago por adelanto parezca ya de por sí suficiente garantía, lo mejor que deberías hacer es conseguir un presupuesto firmado por el cliente, con los detalles de la cuenta bancaria para el abono en cuestión. Destaco la importancia de que sea un presupuesto firmado por experiencia personal, ya que si reclamamos un pago por vía judicial o en general ante una controversia, un juez podría considerar que los detalles puestos por escrito por correo electrónico no tengan ninguna validez jurídica, ya que no llevan la firma del cliente. Para ahorrar tiempo, sobre todo en caso de encargos que sé que no van a salir, yo suelo indicar las condiciones por correo electrónico y, tras acordar los detalles con el cliente (ej. fecha de entrega y precio proporcional a la urgencia en caso de una traducción), ya es cuando envío el presupuesto en PDF para que el cliente me lo devuelva firmado con el justificante de pago para confirmar el encargo.

clausulasAdemás, en el presupuesto deberías incluir las cláusulas pertinentes, que podrán marcar la diferencia en caso de imprevistos. Algunos ejemplos de las que me parecen más importantes para traductores e intérpretes:

  • cancelación: indica si y hasta cuándo se puede anular el servicio y qué porcentaje se devolvería. Por ejemplo, para una interpretación, podría devolver un 50 % del importe si se cancela el servicio con dos semanas de antelación, después de las cuales no se efectuaría ninguna devolución;
  • recargo por falta de documentación: ésta es mi cláusula estrella, que no paro de recomendar a todos los compañeros, ya que cambia de manera radical la labor de los intérpretes. Básicamente, cobro un 25 % de recargo al cliente si el cliente no me envía, antes del día X a la hora X, documentación exhaustiva (y detallo en cada caso qué entiendo por eso, por ejemplo, listado de participantes y cargos; empresas involucradas; contexto general del evento; agenda del día; presentaciones PPT; guiones que van a seguir los ponentes; biografías de los ponentes si no son muy conocidos; etc.) con el fin de garantizar un servicio de máxima calidad;
  • derecho a grabar o no a los intérpretes durante una interpretación y eventual recargo;
  • intereses de demora: no suelo recurrir mucho a ella, ya que casi siempre requiero el pago por adelantado (excepto con clientes muy habituales y de máxima confianza, con los que tampoco me haría falta esta cláusula). En caso de que no sea posible el abono por adelantado, por ejemplo con una agencia, es una buena alternativa. Aquí encuentras un hilo relacionado en Twitter que abrió @MSEInterpret.

Contrata un seguro legal

seguro legalUna última recomendación, por la que juro no cobrar nada, es contratar un seguro de responsabilidad civil profesional (por ejemplo del Grupo Galilea, que tiene una oferta para Asetrad) y un seguro de asesoramiento legal de Legalitas para autónomos. Como todo el mundo sabe en qué consiste el primero, explico mejor el segundo, que no es tan conocido.

Me lo ofreció gratuitamente durante un año el Santander al abrir hace años la cuenta 123. Aunque pensaba que no iba a sacarle provecho por no tener quizás muchas consultas legales, al tenerlo gratis al final no paraba de llamar con preguntas y hasta me guardé el número en favoritos. De hecho, a pesar de que quizás no les convino mucho tenerme como cliente justo por eso, llevo ya tres años contratándolo y hasta solicité el mismo seguro para asuntos personales. Además de ofrecerte asesoramiento telefónico asignándote siempre un experto del campo relacionado con tu consulta (nada de abogados generalistas), incluyen gratuitamente hasta 12 gestiones amistosas de impagos al año. Hasta la fecha, me han gestionado con buenos resultados dos impagos: uno de un autónomo que se fingía agencia y otro de un cliente con el que ya había colaborado, pero que luego tuvo problemas de liquidez. Os aseguro que da mucha tranquilidad tenerlo, sobre todo cuando un cliente que te parecía de fiar deja de darte de repente esa impresión. No es lo mismo amenazar retóricamente con dejar el asunto en manos de tus abogados, una y otra vez, que hacerlo de verdad y despreocuparte del tema.

Como me lo preguntaron otros compañeros a los que se lo recomendé, adelanto otras cuestiones donde más le saqué partido. En el caso del seguro profesional: asesoramiento legal a la hora de contratar a mi empleada y ver si me convenía fiscalmente pasarme a una SL como hice (a pesar de tener también un asesor fiscal y laboral); cómo gestionar situaciones delicadas con algún cliente; envío de borradores de contratos mercantiles, de confidencialidad; etc. En el caso del seguro para asuntos personales: asesoramiento legal para la compraventa de un inmueble con envío de borradores de contratos (me fue muy útil para que el abogado de la agencia del vendedor no me timara cada vez que lo intentaba, y lo intentó mucho. Al final, me definió la «mujer más dura con la que tuvo que negociar jamás». Un idiota machista, ya lo sé); si era el caso de convertir parte de un local no comercial en comercial; donaciones y herencias internacionales; etc.

Por lo general, puedo decir que gestiono mi negocio de forma muy distinta de cuando empecé, época en la que era muy ingenua y creía que todo el mundo mantenía su palabra y que el sentido común de verdad fuera común. Como en cualquier ámbito de la vida, en el mundo de los negocios también se aprende con la experiencia, a fuerza de meter la pata. Aun así, con estos consejos básicos espero acelerar tu curva de aprendizaje y evitarte algunos de los inconvenientes por los que pasé yo. ¡A cubrirte las espaldas, compañero!

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